კომუნიკაციის საწყის ეტაპზე ელექტრონული ფოსტა უფრო საიმედო არჩევანია. თანამედროვე ხელმძღვანელების აზრით, მესენჯერი მეგობრებთან და ახლობლებთან პრივატული ურთიერთობის ზონაა. ამიტომ, სრულიად უცნობ ადამიანთან საქმიანი კომუნიკაციის დაწყების მიზნით მესენჯერის გამოყენება ნამდვილად არ ღირს, რადგან ბევრი ამას პირად სივრცეში შეჭრად აღიქვამს. მესენჯერისგან განსხვავებით, ელექტრონული ფოსტა - კომუნიკაციის დაწყების იდეალური საშუალებაა. თუ ელფოსტით კომუნიკაციის პროცესში გაირკვევა, რომ “ჩატის” ან სხვა რაიმე საკომუნიკაციო საშუალებით ურთიერთობა ორივე მხარისთვის მისაღებიცაა და უფრო კომფორტულიც - უპრობლემოდ შეცვლით ფორმატს.
მიუხედავად ელექტრონული მიმოწერის სიმარტივისა და ნაკლებად ფორმალური ხასიათისა, არსებობს რამდენიმე წესი, რომელიც უნდა დავიცვათ იმისთვის, რომ ჩვენი წერილები საქმიანად და პროფესიულად გამოიყურებოდეს.
- ნუ გაგზავნით ელექტრონულ წერილს შესაბამის ველში წერილის თემის მითითების გარეშე; შეუვსებელი ველი, ან ველი, რომელშიც „გამარჯობა“, ან უბრალოდ თქვენი სახელი და გვარი წერია, არაპროფესიულად გამოიყურება. წერილის თემა მიმღებისთვის გარკვეული აზრის მატარებელი უნდა იყოს და ნათლად მიუთითებდეს წერილის შინაარსსა თუ დანიშნულებაზე;
- დაიცავით წესი “ერთი წერილი - ერთი თემა”. ერთ წერილში სჯობს მხოლოდ ერთ თემაზე ისაუბროთ; დასაშვებია რამდენიმე საკითხის განხილვაც, თუკი ისინი ერთმანეთთან უშუალო კავშირშია. თუ ორი ან მეტი განსხვავებული თემა/საკითხი გაქვთ განსახილველი, თითოეულს ცალკე წერილი მიუძღვენით - ასე უფრო ადვილად ადევნებთ თვალყურს ცალკეული საკითხების ირგვლივ მიმოწერას.
- თუ თქვენი წერილი შედარებით ვრცელია, მთავარი სათქმელი პირველივე წინადადებაში ჩამოაყალიბეთ, იმისთვის, რომ მკითხველს გაუადვილოთ წერილის არსის აღქმა; როგორც წესი, ადამიანები მაქსიმალურ ყურადღებას სწორედ წერილის დასაწყისს უთმობენ;
- ამავდროულად, ეცადეთ არ დაწეროთ ძალიან გრძელი წერილი. თუ ატყობთ, რომ ორ ან სამ მოკლე აბზაცს გაცდით, ა) შეამოკლეთ ტექსტი ან ბ) გადაიტანეთ მისი ნაწილი მიმაგრებულ ფაილში (ე.წ. „ატაჩმენტში“); ტექსტის დამატებითი სტრუქტურირების ან მისი ნაწილების ხაზგასმის მიზნით გამოიყენეთ (ზომიერად!) ე.წ. „ბულეტები“ ან ტექსტის გამსხვილება;
- ინგლისურენოვანი წერილის წერისას არ აკრიფოთ სიტყვები მხოლოდ ასომთავრულით (გამორთეთ СapsLock), ელექტრონულ კომუნიკაციაში დიდი ასოებით წერა განიხილება როგორც ყვირილი (ან როგორც ელექტრონული კომუნიკაციის სრული უცოდინარობა). ანალოგიურად, დაუშვებელია დიდი ასოების იგნორირება იქ, სადაც ისინი საჭიროა (მაგალითად, ინგლისურ ტექსტებში წინადადების დასაწყისში ან სახელი / გვარის დაწერისას და ა.შ.);
- წერილის ბოლოს დაურთეთ ბლოკი შესაბამისი საკონტაქტო ინფორმაციით (ე.წ. signature), რომლის შექმნის შესაძლებლობა ელექტრონული ფოსტის ნებისმიერ პროგრამას გააჩნია. ამ ბლოკში, როგორც წესი, უნდა შეიტანოთ თქვენი სახელი, გვარი, სამუშაო მისამართი (თუ მუშაობთ) და ტელეფონის ნომერი; საკონტაქტო ინფორმაციის ბლოკი ავტომატურად ემატება ყველა წერილს, რომელსაც აგზავნით იმ პროგრამიდან, რომელშიც ის შექმენით; ჩვენი რჩევაა არ დაამატოთ საკონტაქტო ინფორმაციის ბლოკს სხვადასხვა ციტატები, სლოგანები ან ნახატები; სისადავე უნდა იყოს თქვენი მთავარი სახელმძღვანელო პრინციპი;
- გადაიკითხეთ წერილი გაგზავნის წინ; დარწმუნდით, რომ არ გაქვთ გრამატიკული შეცდომები, რომ მისამართი სწორადაა დაწერილი. მიუხედავად იმისა, რომ ელექტრონული კომუნიკაცია ნაკლებად ფორმალურია, შეცდომებიანი ტექსტი არ დაუტოვებს მიმღებს კარგ შთაბეჭდილებას; არაფორმალური არ უნდა ნიშნავდეს დაუდევარს ან აგდებულს;
- გახსოვდეთ, რომ ელექტრონული ფოსტა არაა პრივატული; ნუ დაწერთ წერილში ნურაფერს, რასაც ღია ბარათზე არ დაწერდით. ელექტრონული მისამართი, რომლითაც ორგანიზაციაში სარგებლობთ, განიხილება ორგანიზაციის საკუთრებად, რის გამოც შესაძლებელი ხდება მისი შემოწმება, გარკვეული მიმოწერის ამოღება და ა.შ. ჩათვალეთ, რომ გარდა იმ შემთხვევებისა, როდესაც ელექტრონული ფოსტისთვის სპეციალური კოდირება გამოიყენება, ელექტრონული წერილი სრულიად დაუცველია ინტერნეტ-სივრცეში. გარდა ამისა, ზოგჯერ ხდება, რომ წერილი შემთხვევით არასწორ მისამართზე იგზავნება, ამიტომ, უხერხულ სიტუაციაში რომ არ აღმოჩნდეთ, დარწმუნდით, რომ თქვენი წერილები ყოველთვის კორექტული და საქმიანია.
- დროულად უპასუხეთ მნიშვნელოვან ელექტრონულ წერილებს. თუ გრძნობთ, რომ პასუხის გაცემას მალევე ვერ ახერხებთ, გაუგზავნეთ წერილის ავტორს მოკლე პასუხი, რომელშიც შეატყობინებთ შეფერხების მიზეზს და აცნობებთ, თუ როდის გაუგზავნით სრულ პასუხს;
- ხშირად წერილი ერთდროულად რამდენიმე ადამიანს ეგზავნება. ასეთ წერილზე პასუხის დროს, უმეტეს შემთხვევაში, უნდა გამოიყენოთ ღილაკი „reply to all“ რათა თქვენი პასუხიც მიმოწერაში ჩართულ ყველა ადამიანს მიუვიდეს. თუმცა, ამ ზოგადი წესის მიუხედავად, გირჩევთ ყოველ ჯერზე საღად იმსჯელოთ და გადაწყვიტოთ, რამდენად მნიშვნელოვანია, რომ თქვენი პასუხი მიმოწერის ყველა წევრმა იცოდეს: საკმაოდ მოსაბეზრებელია, მაგალითად, როდესაც რომელიმე ღონისძიების შესახებ გარკვეული ინფორმაცია თქვენთან ერთად კიდევ 40 მონაწილეს ეგზავნება და შემდეგ, ამ ინფორმაციის მიღების ორმოცივე დასტური თქვენს საფოსტო ყუთში შემოდის.
- ნუ გამოიყენებთ ელექტრონულ წერილებს პირადი კონტაქტის თავიდან აცილების მიზნით. არ დაივიწყოთ, რომ პირისპირ კომუნიკაცია ან სატელეფონო საუბარი ზოგჯერ საუკეთესო არჩევანია. არაერთმნიშვნელოვანი, დამაბნეველი, ემოციური ინფორმაციის გადასაცემად უშუალო საუბარი უკეთესია. დაუშვებელია ელექტრონული წერილებით პრობლემის ან უთანხმოების მოგვარება.
- გახსოვდეთ, ელექტრონულ ფოსტაში არ ისმის თქვენი ხმა და ამდენად ელექტრონულ კომუნიკაციას არ შეუძლია ვერბალური კომუნიკაციის სხვადასხვა ნიუანსის გადმოცემა. აქედან გამომდინარე, გაუგებრობის თავიდან ასაცილებლად, წერილობით კომუნიკაციაში არ ღირს სარკაზმის, ირონიის, ან თუნდაც ზედმეტი ხუმრობის გამოყენება.
- როდესაც მიმოწერაში დაგროვილი წერილების ჯაჭვი ძალიან გრძელი ხდება, დისკუსიის გაგრძელებისას სასურველია წერილის დასაწყისში ძალიან მოკლედ შეაჯამოთ მიმოწერის საკვანძო მომენტები, იმისთვის რომ მიმოწერაში ჩართულ სხვა ადამიანებს აღარ დასჭირდეთ მთლიანი მიმოწერის ჩათვალიერება.